市城市管理委关于印发天津市城市管理系统行政执法案卷管理办法的通知

市公用事业局，各区城市管理委，委机关相关处室、市综合执法总队：

现将《天津市城市管理系统行政执法案卷管理办法》印发给你们，请遵照执行。

　　原《天津市城市管理系统行政执法案卷管理办法（试行）》同时废止。

　　　　　　　　　　　　　　天津市城市管理委员会

2022年6月20日

　　（此件主动公开）

天津市城市管理系统行政执法案卷管理办法

第一条 为加强城市管理部门行政执法案卷管理工作，根据《中华人民共和国档案法》、《天津市档案管理条例》、《住房和城乡建设行政处罚程序规定》、《天津市城市管理系统综合行政执法适用行政处罚程序规定》、《天津市城市管理系统综合行政执法适用行政强制程序规定》等相关规定，结合工作实际，制定本办法。

第二条 本办法适用于各级城市管理委行政执法案卷材料的收集、整理、归档、保管、利用等工作。

本办法所称行政执法案卷，是指各级城市管理委在实施行政处罚、行政许可、行政强制、行政检查等行政执法过程中直接形成的，反映行政执法情况、体现行政执法过程、有保存价值的各种载体、形式的行政执法文书、证据等历史记录材料进行收集、整理、归档后的卷宗，包括通过行政执法信息系统形成的行政执法电子卷宗。

第三条行政执法案卷属于各级城市管理委档案的组成部分，应按规定整理立卷归档。

第四条 各级城市管理委负责本单位行政执法案卷管理工作，确定管理机构和人员，实行专人负责，建立收集、整理、归档、保管、保密、借阅、移交、鉴定、销毁等行政执法案卷管理制度，保障必需的场所、设施和经费。

第五条 各级城市管理委应当加强行政执法信息化建设，将行政执法活动纳入行政执法信息化系统，逐步实现行政执法案件网上办理、行政执法案卷数字化和电子化管理。

第六条 行政执法案件承办部门或机构对行政执法案卷材料的收集和整理，应当在行政执法事项办结后一个月内完成，制作归档材料目录清单，并按本单位案卷管理规定移交归档。

第七条 行政执法案卷的归档、整理，原则上实行一案一卷，根据行政执法行为种类，按照年度、机构排列。材料多的行政执法案卷，可以一案多卷，每卷单独编卷号。

行政执法案卷涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私的，按照相关法律法规规定管理。可以一案二卷，即正卷和副卷。正卷是在案件处理过程中形成的证据材料，可按规定提供外界利用；副卷是承办案件过程中产生的有关内部工作情况的文书材料，一般不对外利用。

适用简易程序或者行政检查等形成材料较少的行政执法案卷，可按类别、时间、事由等分类整理、归档，分别集中汇集成卷，实行多案一卷。

行政处罚过程中的投诉举报办理、行政检查、行政强制措施或者行政强制执行文书材料，可以归入行政处罚卷宗，不单独整理。

第八条 归档材料应当内容真实、签署完备、印鉴齐全，任何人不得涂改、伪造、损毁行政执法案卷材料。

行政执法案件承办部门或机构、承办人员对归档材料的完整性、准确性和系统性负责。归档材料遗漏或者不符合要求的，应当补正。

第九条　行政执法案卷装订应使用统一规范的卷皮。卷皮应使用软卷皮，软卷皮设封面和封底。

第十条　行政执法案卷卷内归档材料应当按照归档材料形成的时间先后顺序排列。

第十一条　行政执法案卷内的文书材料应统一使用标准A4型纸。纸面过大的应按卷面大小折叠整齐，纸面过小的应加贴衬纸，难以辨认的应当附上抄件，不适宜托裱的材料可使用证物袋装袋附卷。已破损、褪色或者容易破损、褪色的文书材料应进行托裱、修补或复制，装订部位过窄或者有字迹的材料，应用纸加衬边。

第十二条　文书材料书写应使用黑色水笔或钢笔，也可用机器打印，字迹要工整、清晰。

第十三条　对于归档材料中的复印件、影印件、抄录本，与原件核对无误的，加盖“本件与原件相符”字样的证明章，注明日期、证据出处，并由有关行政执法人员签名。依据有关规定无需核对原件，或者仅需对材料信息进行其他形式核验的，无需加盖该类证明章。

第十四条　凡能附卷保存的物证原则上应当装订入卷。无法装订的，应当放入证物袋中，注明证物名称、数量、特征、来源等信息后附卷保存。

不便附卷保存的物证或者照片、录音、录像、电子数据等材料，应当规范整理后，集中统一管理，并在卷内备考表中注明内容、数量、时间、地点、责任人及存放地点等信息。

第十五条 行政执法案卷材料排列后，应装订整齐，不能漏订。

案卷装订时应去除订书钉等金属物及其他杂物(特殊材料除外)，卷底装订线上应贴上封条并加盖骑缝章。

第十六条 行政执法案卷材料应按顺序逐页编写页码。 页码一律用阿拉伯数字编在右上角（背页有内容的编在左上角），页码编写可用铅笔，字体要整齐、清楚。卷宗封面、卷内文件目录、备考表、封底等不编写页码。

第十七条行政执法案卷同时存在电子案卷与纸质案卷的，二者应当在内容及版面格式上保持一致。

第十八条 整理完毕的行政执法案卷应当及时移交档案管理人员，经验收合格后，办理交接手续。

第十九条 各级城市管理委应定期向本级国家综合档案馆申请移交保管行政执法案卷。各级国家综合档案馆同意接收保管的，按照相关要求做好移交工作；不予接收的，行政执法案卷由各级城市管理委自行保管。

第二十条 各级城市管理委自行保管行政执法案卷的，应当配置足够的符合安全保管条件的库房和装具，以及保存声像等特殊载体案卷资料的专用设备。在日常案卷保管工作中，应当严格按照国家规定控制案卷库房温湿度，采取防火、防盗、防水、防潮、防尘、防高温、防强光及紫外线照射、防污染和防有害生物（霉、虫、鼠等）等措施，确保案卷安全，同时延长档案的使用年限，对已破损、霉变、褪色的档案要及时采取修补、复制等措施，库房内不得存放与案卷无关的物品。

第二十一条　对已经归档的行政执法案卷，不得修改案卷内容，不得私自增加或者抽取案卷文件材料。确实需增加案卷文件材料的，应当在征得城市管理委负责人书面同意后，按照立卷归档的相关规定办理，并说明情况。

第二十二条　行政执法案卷原则上不予外借，因行政复议、诉讼、执法检查等原因需要利用行政执法案卷的，应当经城市管理委负责人同意。利用者不得拆卷、抽取文件材料或者涂改、勾划、圈点、污损案卷，以维护档案的完整。对损坏档案的行为应按有关规定处理。

第二十三条 需要查阅执法案卷的单位或者个人，应当按规定办理查阅手续，经同意后在保管单位内查阅。查阅中如需摘抄或者复印有关内容，应当经城市管理委负责人批准，同时要在查阅登记中注明用途。

第二十四条 各级城市管理委行政执法案卷保存期限一般为三十年。涉及重大公共利益、造成重大社会影响或引发社会风险的行政执法案卷保存期限为永久。

第二十五条 各级城市管理委应当及时对保管期限届满的行政执法案卷进行鉴定销毁。未经鉴定，不得擅自销毁行政执法案卷。

第二十六条 行政执法案卷鉴定工作由各级城市管理委负责人、案件办理机构或部门负责人、案卷管理人员等组成案卷鉴定小组组织实施。经鉴定仍有保存价值的行政执法案卷，应当延长保管期限继续保存；经鉴定无保存价值的行政执法案卷，应当制作销毁清册，提出销毁报告，经城市管理委负责人批准后进行销毁。

第二十七条 销毁行政执法案卷，应由城市管理委档案管理机构和案件办理机构共同派人监销。应当指定两名以上监销人员，监督销毁案卷的全过程，并在销毁清册上签字。监销人员在销毁案件档案之前，应认真对照销毁清册进行清查核对，确定无误后方可销毁。销毁后应在销毁清册上签字或盖章，签署销毁日期，销毁案件档案的清册和销毁报告应当永久保存。

第二十八条 本办法自印发之日起施行。